1. Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento de los datos personales recogidos a través de este sitio web y de los canales comerciales de CopiloIT es Williams Infinity, titular del producto CopiloIT, dedicado al desarrollo de software, soluciones de inteligencia artificial y herramientas SaaS para recruiting IT.
- Correo electrónico: ian@williamsinfinity.com
- Sitio web: https://copiloit.com
2. Qué datos tratamos
Podemos tratar datos facilitados directamente a través de formularios, solicitudes de demo, registros o comunicaciones, incluyendo nombre, apellidos, empresa, cargo, correo electrónico, teléfono, plan seleccionado, datos de facturación y cualquier información incluida en el mensaje.
Cuando se utiliza la aplicación, también pueden tratarse datos de usuarios de la organización, configuración del workspace, procesos de selección, candidatos, perfiles profesionales, entrevistas, evaluaciones, notas, transcripciones, resultados generados por IA y metadatos técnicos necesarios para prestar el servicio.
Si el registro se realiza mediante Google OAuth, podemos recibir identificadores de cuenta, correo electrónico y estado de verificación del email proporcionados por Google.
3. Finalidades del tratamiento
Los datos personales se tratarán para las siguientes finalidades:
- Atender solicitudes de información, contacto o demostración del producto.
- Gestionar el registro, autenticación, activación de cuenta y acceso a CopiloIT.
- Procesar pagos, suscripciones, facturación y gestión de planes mediante proveedores de pago.
- Prestar las funcionalidades del producto, incluyendo sourcing, gestión de candidatos, entrevistas IA, reportes y soporte.
- Enviar comunicaciones transaccionales necesarias, como activación de cuenta, confirmaciones de pago, avisos de seguridad o mensajes de soporte.
- Medir el uso del sitio web con analítica, siempre que se haya prestado consentimiento para cookies analíticas.
- Cumplir obligaciones legales aplicables al responsable del tratamiento.
4. Base jurídica
La base legal para el tratamiento de tus datos depende de la finalidad concreta:
- Consentimiento cuando nos escribes voluntariamente, completas un formulario o aceptas cookies analíticas.
- Aplicación de medidas precontractuales cuando solicitas una demo o información comercial.
- Ejecución de contrato para gestionar el registro, la cuenta, el acceso al producto, los pagos y la prestación del servicio contratado.
- Interés legítimo para mantener la seguridad del servicio, prevenir abusos, responder soporte y mejorar el producto sin afectar de forma desproporcionada a los derechos de las personas usuarias.
- Cumplimiento de obligaciones legales cuando el tratamiento sea exigible por normativa aplicable.
5. Conservación de los datos
Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para atender la solicitud, mantener la relación comercial o contractual, prestar el servicio y, posteriormente, durante los plazos exigidos por la normativa aplicable o mientras puedan existir responsabilidades derivadas del tratamiento.
Los datos asociados a procesos de selección y candidatos se conservarán según la configuración, instrucciones o necesidades de la organización cliente, sin perjuicio de bloqueos o supresiones que procedan legalmente.
6. Destinatarios y acceso a terceros
Con carácter general, los datos no se cederán a terceros salvo obligación legal o cuando sea necesario para prestar el servicio. Podrán acceder a ellos proveedores tecnológicos que actúen como encargados o subencargados del tratamiento, incluyendo servicios de alojamiento, infraestructura, correo electrónico, seguridad, pagos, analítica, autenticación, automatización e inteligencia artificial.
Entre otros, CopiloIT puede apoyarse en proveedores como Stripe para pagos, Google para autenticación y analítica, Cloudflare para seguridad y red, Resend u otros proveedores de email, servicios de infraestructura cloud, bases de datos y proveedores de modelos de IA necesarios para ejecutar funcionalidades del producto.
7. Transferencias internacionales
En caso de que algún proveedor tecnológico trate datos fuera del Espacio Económico Europeo, se adoptarán las garantías adecuadas exigidas por el RGPD.
8. Datos de candidatos y rol de CopiloIT
Cuando una organización cliente utiliza CopiloIT para gestionar candidatos, procesos de selección, entrevistas o evaluaciones, normalmente dicha organización actúa como responsable del tratamiento respecto de esos datos. En ese contexto, Williams Infinity/CopiloIT actúa como encargado del tratamiento, tratando los datos siguiendo las instrucciones de la organización cliente y para prestar el servicio contratado.
Esta política deja preparada la base informativa general, sin perjuicio de que pueda formalizarse un contrato de encargo del tratamiento o DPA específico con clientes que lo requieran.
9. Derechos de las personas usuarias
Puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad, así como retirar el consentimiento cuando proceda, escribiendo a ian@williamsinfinity.com.
Si consideras que el tratamiento de tus datos no se ajusta a la normativa, también puedes presentar una reclamación ante la autoridad de control competente.
10. Seguridad de la información
CopiloIT aplica medidas técnicas y organizativas razonables para proteger la información personal frente a accesos no autorizados, alteración, pérdida o divulgación indebida.
11. Cambios en esta política
Esta política de privacidad podrá actualizarse para reflejar cambios legales, técnicos o del propio servicio. La versión vigente será la publicada en esta página.